llvm/docs/ReportingGuide.rst

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   2 LLVM CoC Incident Reporting Guide
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   5 First of all, please do not feel like you may be a burden to us by reporting
   6 incidents. We consider reports an opportunity for us to act: by knowing about
   7 an incident, we can act on it if appropriate, and reduce continuation of
   8 problematic behavior.  If we don't know, we can't learn or take any appropriate
   9 actions.
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  11 If you are not sure the situation being reported was a :doc:`Code of
  12 Conduct<CodeOfConduct>` violation, we encourage you to still report it. We
  13 would much rather have reports where we decide to take no action, rather than
  14 miss a report of an actual violation. There is no harm in reporting an incident
  15 which is later determined not to be a violation, and knowing about incidents
  16 that are not violations can also help us to improve the Code of Conduct or the
  17 processes surrounding it.
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  19 Reporting and Contact Information
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  22 * For any incident involving an online platform (e.g., mailing lists, forums,
  23   irc/discord/slack, etc) we ask that you make any reports by emailing
  24   conduct@llvm.org. This is received by all members of the CoC Committee.
  25
  26 * For LLVM Developers' Meetings, please file a report with the on-site Code
  27   of Conduct team. Their names and contact details are listed on the event
  28   webpage. You can also approach any other staff member, who can be
  29   identified by special badges and often found at the registration desk,
  30   to help you locate a member of the Code of Conduct team. All incidents
  31   reported in-person at a LLVM Developers' Meeting will be emailed to the
  32   Code of Conduct Committee.
  33
  34 * For meetups, please report the incident to the local meetup organizers first
  35   and then email conduct@llvm.org with your report. Each meetup will have a
  36   contact listed on the associated meetup page. If you feel the incident was
  37   not well handled by the local organizers, please include this information in
  38   your email to conduct@llvm.org. All meetup organizers who receive an
  39   in-person report are also asked to email conduct@llvm.org with the
  40   incident information.
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  42
  43 If you believe anyone is in physical danger, please notify appropriate law
  44 enforcement first. If you are unsure what law enforcement agency is
  45 appropriate, please include this in your report and we will attempt to notify
  46 them.
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  48 Guidelines for Reporting Incidents
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  51 Please email conduct@llvm.org with the following details (if possible):
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  53 * Your contact info (so we can get in touch with you). Include email and
  54   optionally a phone number.
  55 * Names or descriptions of anyone who was involved or who witnessed the
  56   incident.
  57 * When and where the incident occurred. Please be as specific as possible.
  58 * Your account of what occurred. If there is a written record (e.g. emails,
  59   forum links, tweets, Slack, or Discord messages) please include screenshots,
  60   as well as any available link.
  61 * Any extra context you believe existed for the incident.
  62 * If you believe this incident is ongoing.
  63 * If you have concerns about retaliation or your personal safety, please note
  64   those concerns in your report.
  65 * Any other information you believe we should have.
  66
  67 If you are unable to provide all of this information, please still make the
  68 report and include as much information as you have.
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  70 When handling a report, we follow our :doc:`Response Guide <ResponseGuide>`.
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  72 Confidentiality
  73 ===============
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  75 All reports will be kept confidential with details shared only with the Code of
  76 Conduct committee members. In the case that a CoC committee member is involved
  77 in a report, the member will be asked to recuse themselves from ongoing
  78 conversations, and they will not have access to any reports at any time.
  79 Resolution action may also include removal of that member from the CoC
  80 committee.
  81
  82 Some incidents happen in one-on-one interactions, and though details are
  83 anonymized, the reported person may be able to guess who made the report. If
  84 you have concerns about retaliation or your personal safety, please note those
  85 concerns in your report. You are still encouraged to report the incident so
  86 that we can support you while keeping our community members safe. In some
  87 cases, we can compile several anonymized reports into a pattern of behavior,
  88 and take action on that pattern.
  89
  90 Transparency reports will be published but will retain confidentiality. See the
  91 :doc:`Response Guide <ResponseGuide>`. for details on this.
  92
  93 Following Up With Reporter(s)
  94 =============================
  95
  96 Once a report is filed, the Code of Conduct committee will handle the review
  97 and follow up according to the procedures in the :doc:`Response Guide
  98 <ResponseGuide>`.
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 100
 101 Thanks!
 102 =======
 103 This guide was created and inspired by the following: the `Django Project`_,
 104 `Carpentries Response Guide`_, and the `Write The Docs Response Guide`_.
 105
 106 .. _Django Project: https://www.djangoproject.com/conduct/
 107 .. _Carpentries Response Guide: https://docs.carpentries.org/topic_folders/policies/enforcement-guidelines.html
 108 .. _Write The Docs Response Guide: https://www.writethedocs.org/code-of-conduct/#guidelines-for-reporting-incidents
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