org-tutorials/org-meeting-tasks.org

   1
   2 #+TITLE:     Tracking actions through a series of meetings
   3 #+AUTHOR:    Carsten Dominik
   4 #+EMAIL:     carsten.dominik@gmail.com
   5 #+DATE:      2011-03-30
   6 #+DESCRIPTION:
   7 #+KEYWORDS:
   8 #+LANGUAGE:  en
   9 #+OPTIONS:   H:4 num:nil toc:t \n:nil @:t ::t |:t ^:t -:t f:t *:t <:t
  10 #+OPTIONS:   TeX:t LaTeX:t skip:nil d:nil todo:t pri:nil tags:not-in-toc
  11 #+INFOJS_OPT: view:nil toc:nil ltoc:t mouse:underline buttons:0 path:http://orgmode.org/org-info.js
  12 #+LINK_UP:
  13 #+LINK_HOME:
  14
  15 #+STARTUP: oddeven
  16
  17 * Introduction
  18
  19 Org-mode can be used very well for taking notes and for capturing
  20 action items during the meeting.  This keeps the tasks inside the
  21 notes and works really well for planning out projects.
  22
  23 When documenting a series of meetings with Org-mode, a different work
  24 flow is required.  Such a meeting series usually has a set of tasks
  25 which are continuously being defined during the meetings, and which
  26 need to be tracked from meeting to meeting until completion.  So
  27 usually the meeting notes contains the current list of tasks.  Done
  28 tasks disappear from the meeting notes, but still need to be available
  29 to the person who is running the series of meeting.
  30
  31 * Requirements
  32
  33 To use the work flow described here, you will need the bleeding edge
  34 git version of 2011-03-30 or any release that was created after this
  35 date.  Basic task tracking has been possible with Org, of course, since
  36 day one, but exporting without DONE tasks, and a few helpful tools
  37 described below are only recent additions.
  38
  39 * Setup
  40
  41 Use a special Org file to document the meetings and to track the
  42 actions.  In the file,  I have the following setup.
  43
  44 #+begin_src org
  45   ,#+TODO: TODO(t) | CANCELED(c) DONE(d)
  46   ,#+OPTIONS: tasks:todo
  47 #+end_src
  48
  49 Of cause you can define the TODO keywords any way you like.  The
  50 =#+OPTIONS= line arranges for DONE tasks to be excluded from export,
  51 so that when you sent around the list of actions to the participants,
  52 these completed tasks will not clutter the list.  If you want to keep DONE tasks
  53 in the list, either always or occasionally, modify this line to say
  54 =#+OPTIONS: tasks:t=.
  55
  56 * How to identify tasks
  57
  58 It is useful to identify a task in a unique way, so that you can get
  59 back to it easily in the next meeting.  The method I am choosing here
  60 is to simply number the tasks sequentially, in the sequence they come
  61 up.  Org has a command to create tasks in this way, to ensure that the
  62 sequential number is indeed not already taken.  To bind this command to
  63 a key, use (for example)
  64
  65 #+begin_src emacs-lisp
  66 (define-key org-mode-map "\C-cn" 'org-new-numbered-action)
  67 #+end_src
  68
  69 The command =org-new-numbered-action= uses the specification in
  70 =org-numbered-action-format= to insert a task like this:
  71
  72 #+begin_src org
  73    ,** TODO Action #2:                                 :#2:
  74 #+end_src
  75
  76 You can also call the command with a prefix argument in order to
  77 insert an inline-task.
  78
  79 With the default setup, the action starts with "Action #2", and it is
  80 tagged by "#2" to that I can tag other stuff relating to this action
  81 and search for it.
  82
  83 * The work flow
  84
  85 ** Before a meeting
  86
  87 For each meeting I start a new top-level section in the document for
  88 the notes.  In the notes I create new actions and leave them there for
  89 the time being.
  90
  91 I also have a top-level section "ACTIONS" in the file.  This section
  92 contains all the actions from previous meetings, each action
  93 identified by its unique number.  I have this section right after the
  94 meeting notes sections, so that I can easily export the latest meeting
  95 notes together with the action list, simply by narrowing the buffer to
  96 the two sequential trees.  Here is an example what this might look
  97 like
  98
  99 #+begin_src org
 100   ,* Notes from <2011-03-16 Wed>                                       :ARCHIVE:
 101   ,* Notes from <2011-03-23 Wed>                                       :ARCHIVE:
 102   ,* Notes from <2011-03-30 Wed>
 103   ,** Present at meeting
 104   ,   - [X] Peter
 105   ,   - [X] Sarah
 106   ,   - [X] Sam
 107   ,** Agenda
 108   ,   - Comments and corrections to last meting notes
 109   ,   - Reports from the sub teams
 110   ,   - Discussion
 111   ,   - Final round
 112   ,** Notes
 113   ,   ...
 114   ,
 115   ,* ACTIONS
 116   ,  This is the general list of Actions
 117   ,** DONE Action #1 Inventory of equipment                           :#1:Sarah:
 118   ,** DONE Action #2 Definition of main goals                         :#2:Peter:
 119   ,** TODO Action #4 Talk to companies                                  :#4:Sam:
 120
 121 #+end_src
 122
 123 ** During the meeting
 124
 125 During the meeting, take notes and create new actions.  You could add
 126 these new actions immediately to the global list, or you could define
 127 the actions inside the notes for now.  Below I will show how to copy
 128 or move the actions to the general list.
 129
 130 When I create actions, I also tag them with the names of people who
 131 are responsible, so that it later becomes easy to track progress and
 132 to send reminders.
 133
 134 ** After the meeting
 135
 136 After the meeting, I organize the notes of the current meeting until
 137 they are ready to be sent out.  I like to keep the newly defined
 138 actions inside the meeting notes, to highlight them as new.  Once
 139 satisfied with the notes, the new actions need to be integrated with
 140 the general list of actions.
 141
 142 *** Copying the actions from the meeting notes to the action list
 143
 144 I then *copy* the new actions from the last meeting to the ACTIONS
 145 section.  For this task I use the command =M-x
 146 org-collect-todos-in-subtree=.  It will copy all the actions in a
 147 subtree and put them into the kill ring, so that I can simply paste
 148 them with =C-c C-x C-y= into the ACTIONS list.  There I organize the
 149 actions, change the sequence, create subsections with related actions
 150 together etc.  Some groups have trivial task lists, then the list just
 151 stays simple and flat.  For complex consortia I do a lot of
 152 analysis, structuring, and ordering.
 153
 154 *** Sending out the notes
 155
 156 To send the meeting notes and the current list of actions, I narrow
 157 the buffer to the node with the meeting notes and the node with the
 158 action list, export to the desired format, and mail it out.
 159 *** Deactivate tasks in the meeting notes
 160
 161 I then deactivate any actions in the meeting notes I just sent around
 162 by marking the entire new notes tree with an ARCHIVE tag.  Then, TODO
 163 lists and other Agenda views will get entries only from the ACTIONS
 164 tree, not from the meeting notes.  Instead of copying, you could also
 165 *move* (refile) the actions to the ACTIONS tree, but I like to keep
 166 them deactivated in the notes, so that I have a copy of the notes
 167 exactly as sent around, in the file.  The idea is that the meeting
 168 notes are fixed, and all procedural stuff with the actions will be
 169 added and tracked in the ACTIONS tree.
 170
 171 ** Between meetings
 172
 173 Between meetings, I use the ACTIONS tree to generate reminders for
 174 people in the list, check DONE tasks off etc.  Before the next
 175 meeting, I create an agenda view to show me which actions have been
 176 closed during the last period.  I add this list to the agenda for the
 177 next meeting to inform everyone about the stuff that is closed and off
 178 the list.  I also attach an export of the current ACTIONS tree to the
 179 agenda, for reference during the following meeting.  The DONE items
 180 will not be on that tree anymore.  The nice thing is that the members
 181 of the meeting always have an uncluttered list of actions, while I as
 182 the responsible person still have all the old tasks and the history of
 183 the entire project at my finger tips.
 184
 185 * Other ideas
 186 ** Exporting to LaTeX (by Eric S Fraga)
 187       I use LaTeX to create the minutes I circulate to the people that
 188       attended a meeting.  I have adopted Carsten's workflow but have
 189       customised some of the behaviour to better suit the LaTeX export.
 190       The customisations address primarily the formatting of the
 191       actions and identifying the person responsible for each action.
 192
 193       1. I customise the export options to not include TODO keywords or
 194          tags and to not number the sections, using:
 195
 196          : #+OPTIONS: tags:nil todo:nil num:nil toc:nil
 197
 198          The =toc= option is not strictly necessary but minutes of
 199          meetings are typically only a few pages so a table of contents
 200          is seldom required.  However, it *can* be useful for generating
 201          a list of actions.
 202
 203       2. The numbering of actions is done by explicitly putting
 204          the number into the headline.  I do this by customising the
 205          =org-numbered-action-format= variable to the string
 206
 207          : "TODO %d. \\action{?}"
 208
 209       3. To support this type of headline, I have defined the =\action= LaTeX macro:
 210
 211          : #+latex_header: \newcommand{\action}[1]{\marginpar{\fbox{#1}}}
 212
 213          I will typically put the name or initials of the person
 214          responsible for taking the action in lieu of the =?= as the
 215          argument to the action macro in the headline, such as:
 216
 217          #+begin_src org
 218          , ** TODO 3. \action{ESF} Prepare plan.         :#3:
 219          #+end_src
 220
 221          The macro, on export, will place the person's name or initials
 222          in the right margin of the page with a box around it, making
 223          it very easy to identify who has actions and who does not.
 224
 225       I do customise the LaTeX export further but those customisations
 226       are not specific to minute taking.
 227
 228 * Final remarks
 229
 230 This setup has worked really well for me, both for meetings that
 231 happen locally, and for meetings with international groups who meet
 232 via telephone/video conferencing.  I hope it will do the same for
 233 you.
 234