org-contrib/org-mac-maillink.org

   1 #+TITLE:     Org Link  -- create Org-mode hyperlinks to Entourage mail messages
   2 #+OPTIONS:   ^:{} author:nil
   3 #+STARTUP: odd
   4
   5 [[file:org-mac.org][{Back to Worg's Org and Mac OS X page}]]
   6
   7 * Purpose
   8
   9   This hack allows the user to easily copy and paste links to messages
  10   from the Entourage mail app into an org-mode file.
  11 * Installation & Setup
  12 ** Create and Save Script In Entourage Scripts Menu Folder
  13
  14    Installation is simple. Create a new Applescript application using the following code:
  15
  16    : tell application "Microsoft Entourage"
  17    :    set selectedMessages to current messages
  18    :    if selectedMessages is {} then
  19    :            return
  20    :    end if
  21    :    repeat with theMessage in selectedMessages
  22    :            set theName to subject of theMessage
  23    :            set theSender to display name of sender of theMessage
  24    :            set theContent to content of theMessage
  25    :            set theID to ID of theMessage as string
  26    :            set theCommand to "mdfind com_microsoft_entourage_recordID==" & theID & " | sed 's/ /\\%20/'"
  27    :            set theMDfile to the first item of paragraphs of (do shell script theCommand)
  28    :            set the clipboard to "[[file:" & theMDfile & "][" & theName & "]]" as string
  29    :    end repeat
  30    : end tell
  31
  32    and save it into your personal Entourage Scripts Menu Folder.  It's
  33    file path should be something like:
  34
  35    : ~/user/Documents/Microsoft User Data/Entourage Script Menu Items
  36
  37    You can also locate this folder by opening Entourage and selecting
  38    the Applescript/Automator icon from the main toolbar (looks like a
  39    scroll / on the far right).  If you select "About This Menu..." and
  40    click on the "Open Folder" dialog button it will open the
  41    "Entourage Script Menu Items" folder in Finder.
  42
  43    The exact file name will be used as the menu option so if you want it to look pretty be sure and
  44    use something like "Copy Org Link" as the file name.
  45
  46    Once you've completed this step you should be able to run the
  47    script by selecting the "<file name>" option from the
  48    Applescript/Automator icon drop menu.
  49 ** Create Entourage Shortcut Key
  50
  51    After the first step you should already be able to use the script
  52    (see usage below); however, it will probably be easier to use if
  53    you assign it a hot key (like the cut and paste shortcut keys).
  54
  55    In order to assign it a hot key, open "System Preferences" and
  56    navigate to the following location:
  57
  58    : Hardware/Keyboard & Mouse/Keyboard Shortcuts
  59
  60    Scroll to the bottom of the window, highlight "Application
  61    Keyboard Shortcuts", and click the "+" sign just to the lower left
  62    of the window.
  63
  64    This should open a dialog box.  Use the drop menu to select
  65    "Entourage" as the application, then enter the exact name that
  66    appears in the Entourage script menu.  The default is
  67    "copy-org-link". Then enter the exact key combination that you
  68    would like to use as a shortcut in the "Keyboard Shortcut" window.
  69    My default is "<command> l".
  70
  71    When you go back to the scripts menu in Entourage you should now
  72    see the shortcut next to the name of the script.
  73 ** Enable Entourage Message Indexing In Spotlight
  74
  75    In order for the hack to work the user must have enabled the
  76    Entourage application preference that allows OS X's built-in
  77    Spotlight search engine to index the contents of the Entourage
  78    database.
  79
  80    To enable this preference open Entourage and select the following
  81    menu items:
  82
  83    : Preferences/General Preferences/Spotlight/
  84
  85    Then, simply check the box next to "Include Entourage items in Spotlight search
  86    results" to instruct Spotlight to index your messages.
  87
  88    If you haven't previously had this feature enabled it may take it a
  89    few minutes to index your messages, but once it has finished you
  90    should be able to run the script successfully.
  91
  92    NOTE: This step is required because of the way that Entourage
  93    stores its messages (in a single monolithic database). When
  94    Spotlight indexes the messages it creates separate files that can
  95    be referenced and contain sufficient metadata to link back to the
  96    original message in Entoura
  97 * Usage
  98
  99   Once the hack has been setup simply highlight a message line in the
 100   message list window, hold down the <command> key, and press the
 101   assigned key.  This action will run the Applescript macro which will
 102   copy a properly formatted link to the message onto the
 103   clipboard. Simply paste the text from the clipboard into a .org
 104   document to create the link.
 105
 106   Because of the way Spotlight indexes messages (it assigns each a
 107   unique identifier that never changes) the link should still work no
 108   matter where you move the original email within Entourage.