Documentation/infrastructure/admin.md

   1 # Operating our services
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   3 ## Mailing list moderation
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   5 Our [mailing lists] experience the same barrage of spam mails than any
   6 other email address. We do have a spam filter in front of it, and
   7 since the lists require registration, spam ends up in the moderation
   8 queue. But not only spam ends up there, sometimes users send inquiries
   9 without registering first. It's a custom of the project to let these
  10 through, so that such emails can be discussed. This requires manual
  11 intervention.
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  13 This section describes the tasks related to mailing list management.
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  15 ### Registration
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  17 To participate in mailing list moderation, you need to become a list
  18 moderator or owner. This is up for the existing owners to handle and
  19 if you want to contribute in that area, it might be best to bring it
  20 up at the leadership meeting.
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  22 After gaining leadership approval, list admins can add you to the
  23 appropriate group in the [mailing list backend] by selecting the list,
  24 then User / group-name, and add your email address there.
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  26 ### Regular tasks
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  28 Most of our lists are auto-subscribing, so users can register
  29 themselves and finish the process by responding to the double-opt-in
  30 email. Some lists are manually managed though. The [mailing list
  31 backend] shows the number of open subscription requests for these
  32 lists on the mailing list's main page.
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  34 It also provides a list of held messages, where they can be accepted,
  35 rejected or dropped. Spam should be dropped, that's clear. Emails with
  36 huge attachments (e.g. screenshots) should be rejected, which gives
  37 you an opportunity to explain the reason (in case of large
  38 attachments, something like "Please re-send without attachments, offer
  39 the files through some other mechanism please: Our emails are
  40 distributed to hundreds of readers, and sending the files to everybody
  41 is inconsiderate of traffic and storage constraints.")
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  43 Legit emails (often simple requests of the form "is this or that
  44 supported") can be accepted, which means they'll be sent out.
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  46 If you notice recurring spam sources (e.g. marketers) you can put them
  47 on the [global ban list] to filter them out across all lists. It takes
  48 entries in regular expression format.
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  50 [mailing lists]: https://mail.coreboot.org/hyperkitty/
  51 [mailing list backend]: https://mail.coreboot.org/postorius/
  52 [global ban list]: https://mail.coreboot.org/postorius/bans/