minutes/2010-10-28.txt

   1   October 28, 2010
   2
   3 The meeting's agenda
   4
   5     * Technical status report and discussion
   6     * Progression
   7     * Budget and membership fee
   8     * The participation in FSCONS
   9
  10 Participants
  11
  12 Navid, Johan S. Stian, Stefan, Gustav och Jens.
  13
  14 These notices were taken by Gustav.
  15 Technical discussions and conclusions
  16
  17 The goal is to set up a network of five servers: two mail gateways relayed to
  18 one main IMAP (Internet Message Access Protocol) server, a server for backup,
  19 and one for keeping logs. The main IMAP server will be hosted at some dedicated
  20 hosting service but the others in closets among the members. The servers has to
  21 be set up with high redundancy in storage, RAID 5 or 6 (Redundant Array of
  22 Independent Disks).
  23
  24 With this setup the association can receive e-mails with good reliability, but
  25 sending has to be solved through the members' ISP:s (Internet service Provider).
  26
  27 The status is that a test system is on the way to be set up, and the software
  28 issues are solved one by one. Stefan and Gustav is working on this. All steps
  29 are well documented, and the documentation can be fetched from a git repository
  30 (to be announced). Examples of solved software issues are that SMTP (Simple Mail
  31 Transfer Protocol) though SSH-tunnel (Secure SHell) is better than NFS (Network
  32 File System) for to relaying e-mails, and that a MySQL database is to be used ad
  33 lookup table for what mail addresses we have, which simplifies bouncing.
  34
  35 The server will not provide open relaying and not even user SMTP relaying.
  36
  37 See The Teknik page for details.
  38 Public documentation
  39
  40 There were suggestions about how to get documentation published, and the reasons
  41 are several. Setting up a mail server is not the easiest thing to do, and
  42 support is needed. For the association's idea to be spread, people must be
  43 taught how to do. Suggestions:
  44
  45   * Virtual machine
  46   * Virtual packages for debian
  47   * etc.
  48
  49 Philosophical background
  50
  51 We refer to the declaration of principles for the philosophical background.
  52
  53 Budget
  54
  55 Some budget suggestions are to be seen on the budget page. The accepted budget
  56 for buying hardware and hire hosting is 15.000 SEK, and the membership fee were
  57 suggested to be 300 SEK. This means that the association needs 50 members to get
  58 started. The figures are finally accepted on the founding meeting (see bellow).
  59 Progression
  60
  61 In a month or two the test system is expected to be set up.
  62
  63 Expectations for FSCONS (Free Society Conference and Nordic Summit) are that we
  64 will have two concrete offers
  65
  66     * join now for 300 SEK, and expect a mail system in a couple of months, or
  67     * a version for the reserved to join when we have enough members.
  68
  69 Gustav (mainly) and Stefan (as far as time admit) will also work out some
  70 promotion material.
  71
  72 The domain name fripost.org will be reserved, and the possibility to buy
  73 fripost.se will be checked. The name of the association will be Fripost den fria
  74 e-postföreningen (translated Fripost the Free E-mail Association).
  75
  76 An formation meeting, founding meeting, will be held November 4 at 18.00 in
  77 Gnutiken. On this meeting the following will be decided upon
  78
  79     * statues (by-laws)
  80     * board
  81     * approvals
  82     * nominating committee
  83     * membership fee
  84     * budget
  85     * annual meeting date.
  86
  87 Suggested date for annual meeting is February. Then also the declaration of
  88 principals will be accepted.  Next meeting November 4
  89
  90 Next meeting, thus, November 4 at 18.00 in Gnutiken.