org-contrib/org-mac-maillink.org

   1 #+TITLE:     Org Link  -- create Org-mode hyperlinks to Entourage mail messages
   2 #+OPTIONS:   ^:{} author:nil
   3 #+STARTUP: odd
   4
   5 # This file is released by its authors and contributors under the GNU
   6 # Free Documentation license v1.3 or later, code examples are released
   7 # under the GNU General Public License v3 or later.
   8
   9 [[file:org-mac.org][{Back to Worg's Org and Mac OS X page}]]
  10
  11 * Purpose
  12
  13   This hack allows the user to easily copy and paste links to messages
  14   from the Entourage mail app into an org-mode file.
  15 * Installation & Setup
  16 ** Create and Save Script In Entourage Scripts Menu Folder
  17
  18    Installation is simple. Create a new Applescript application using the following code:
  19
  20    : tell application "Microsoft Entourage"
  21    :    set selectedMessages to current messages
  22    :    if selectedMessages is {} then
  23    :            return
  24    :    end if
  25    :    repeat with theMessage in selectedMessages
  26    :            set theName to subject of theMessage
  27    :            set theSender to display name of sender of theMessage
  28    :            set theContent to content of theMessage
  29    :            set theID to ID of theMessage as string
  30    :            set theCommand to "mdfind com_microsoft_entourage_recordID==" & theID & " | sed 's/ /\\%20/'"
  31    :            set theMDfile to the first item of paragraphs of (do shell script theCommand)
  32    :            set the clipboard to "[[file:" & theMDfile & "][" & theName & "]]" as string
  33    :    end repeat
  34    : end tell
  35
  36    and save it into your personal Entourage Scripts Menu Folder.  It's
  37    file path should be something like:
  38
  39    : ~/user/Documents/Microsoft User Data/Entourage Script Menu Items
  40
  41    You can also locate this folder by opening Entourage and selecting
  42    the Applescript/Automator icon from the main toolbar (looks like a
  43    scroll / on the far right).  If you select "About This Menu..." and
  44    click on the "Open Folder" dialog button it will open the
  45    "Entourage Script Menu Items" folder in Finder.
  46
  47    The exact file name will be used as the menu option so if you want it to look pretty be sure and
  48    use something like "Copy Org Link" as the file name.
  49
  50    Once you've completed this step you should be able to run the
  51    script by selecting the "<file name>" option from the
  52    Applescript/Automator icon drop menu.
  53 ** Create Entourage Shortcut Key
  54
  55    After the first step you should already be able to use the script
  56    (see usage below); however, it will probably be easier to use if
  57    you assign it a hot key (like the cut and paste shortcut keys).
  58
  59    In order to assign it a hot key, open "System Preferences" and
  60    navigate to the following location:
  61
  62    : Hardware/Keyboard & Mouse/Keyboard Shortcuts
  63
  64    Scroll to the bottom of the window, highlight "Application
  65    Keyboard Shortcuts", and click the "+" sign just to the lower left
  66    of the window.
  67
  68    This should open a dialog box.  Use the drop menu to select
  69    "Entourage" as the application, then enter the exact name that
  70    appears in the Entourage script menu.  The default is
  71    "copy-org-link". Then enter the exact key combination that you
  72    would like to use as a shortcut in the "Keyboard Shortcut" window.
  73    My default is "<command> l".
  74
  75    When you go back to the scripts menu in Entourage you should now
  76    see the shortcut next to the name of the script.
  77 ** Enable Entourage Message Indexing In Spotlight
  78
  79    In order for the hack to work the user must have enabled the
  80    Entourage application preference that allows OS X's built-in
  81    Spotlight search engine to index the contents of the Entourage
  82    database.
  83
  84    To enable this preference open Entourage and select the following
  85    menu items:
  86
  87    : Preferences/General Preferences/Spotlight/
  88
  89    Then, simply check the box next to "Include Entourage items in Spotlight search
  90    results" to instruct Spotlight to index your messages.
  91
  92    If you haven't previously had this feature enabled it may take it a
  93    few minutes to index your messages, but once it has finished you
  94    should be able to run the script successfully.
  95
  96    NOTE: This step is required because of the way that Entourage
  97    stores its messages (in a single monolithic database). When
  98    Spotlight indexes the messages it creates separate files that can
  99    be referenced and contain sufficient metadata to link back to the
 100    original message in Entoura
 101 * Usage
 102
 103   Once the hack has been setup simply highlight a message line in the
 104   message list window, hold down the <command> key, and press the
 105   assigned key.  This action will run the Applescript macro which will
 106   copy a properly formatted link to the message onto the
 107   clipboard. Simply paste the text from the clipboard into a .org
 108   document to create the link.
 109
 110   Because of the way Spotlight indexes messages (it assigns each a
 111   unique identifier that never changes) the link should still work no
 112   matter where you move the original email within Entourage.